Jak pobrać wszystkie wiadomości e-mail z serwera w programie Outlook?

Outlook to główny interfejs do wysyłania e-maili dla użytkowników Microsoft Exchange Server. Jest zsynchronizowany z serwerem, aby szybko i wygodnie pobierać i wysyłać wiadomości e-mail. Nie ma znaczenia, czy Twoim klientem poczty e-mail jest Outlook.com, Hotmail czy nawet strona trzecia, taka jak Gmail, możesz łatwo skonfigurować swoje konto i rozpocząć wysyłanie wszystkich tych służbowych wiadomości e-mail.

Ponieważ są to Twoje e-maile, oczywiście chciałbyś mieć możliwość ich otwierania w dowolnym momencie. Możesz polegać na programie Outlook wyświetlającym dowolną potrzebną wiadomość e-mail bez względu na to, ile miesięcy minęło od jej napisania. Czy możesz? Jak się okazuje, sprawy nie są takie proste. Outlook domyślnie nie wyświetla wszystkiego: większość Twoich e-maili pozostaje na serwerze Microsoft Exchange, a tylko część jest dostępna dla Ciebie w Outlooku.

Jeśli korzystasz z programu Outlook 2019, 2016, 2013 lub Outlook dla Office 365, nie możesz uzyskać natychmiastowego dostępu do starszych wiadomości e-mail bez zmiany ustawienia skrzynki odbiorczej. Chociaż Twoja poczta e-mail jest przechowywana na serwerze na zawsze, jeśli sobie tego życzysz, możesz oczekiwać wygody posiadania kopii lokalnej. Jednak sposób konfiguracji programu Outlook powoduje pobranie do 12 miesięcy wiadomości e-mail na dysk lokalny. Jeśli chcesz czytać wiadomości e-mail starsze niż ta data, będziesz musiał podjąć odpowiednie działania, aby zmusić program Outlook do pobrania ich z serwera.

Dlaczego program Outlook ma limit pobierania wiadomości e-mail?

Możesz się zastanawiać, dlaczego sytuacja jest taka. Dzieje się tak, ponieważ Microsoft Office wprowadza pewne inteligentne ustawienia po zainstalowaniu go w systemie. Sprawdza cały sprzęt i wprowadza niezbędne poprawki, aby umożliwić optymalne działanie programu w systemie. W przypadku wiadomości e-mail programu Outlook i firmowych testy, które przeprowadza na Twoim sprzęcie, służą do ustawiania parametrów pobierania.

Najwyraźniej próbuje pomóc, ale program może stać się wścibski. Po sprawdzeniu dysku twardego w celu sprawdzenia, ile pozostało miejsca, automatycznie dostosowuje limit czasu, który określa, ile wiadomości e-mail jest przechowywanych lokalnie. Im więcej miejsca na dysku jest dostępne, tym więcej miesięcy pobieranych jest wiadomości e-mail. Obliczenia dokonuje się według następującego wzoru:

• Jeśli ilość wolnego miejsca na dysku wynosi do 64 gigabajtów, wiadomości e-mail do 12 miesięcy są automatycznie pobierane na komputer.
• Jeśli wolne miejsce na dysku wynosi od 32 gigabajtów do 64 gigabajtów (nie licząc żadnej liczby), trzy miesiące wiadomości e-mail są automatycznie pobierane na komputer.
• Jeśli ilość wolnego miejsca na dysku jest mniejsza niż 32 gigabajty, w lokalnej pamięci komputera są przechowywane tylko wiadomości e-mail z miesiąca.

Możesz się zastanawiać, o co tyle zamieszania i dlaczego nie można ustawić tego ustawienia na „pobierz wszystkie e-maile” lub coś podobnego. W rzeczywistości, wbrew powszechnemu przekonaniu, e-maile mogą zajmować dużo miejsca. Ci, którzy prowadzą intensywne życie wypełnione e-mailami, często odkrywają, że zarówno wysłane, jak i odebrane wiadomości e-mail zajmują ogromną ilość miejsca. Jeśli nie monitorujesz wykorzystania dysku, możesz obudzić się i odkryć, że cała Twoja przestrzeń została pochłonięta przez korespondencję biznesową.

Microsoft też o tym wie. Dlatego pakiet Office został zaprojektowany tak, aby automatycznie dostosowywać parametry przechowywania, takie jak domyślny limit lokalnego przechowywania poczty e-mail w programie Outlook. Zwykle jest to w porządku; prawdopodobnie nie potrzebujesz e-maili z minionych lat. Co więcej, niezależnie od ustawienia, nadal masz lokalny dostęp do swoich zadań, terminów kalendarza i kontaktów.

Pamiętaj, że skuteczność tego ustawienia zależy od rodzaju używanego klienta poczty e-mail. Jeśli korzystasz z jednego z lokalnych dostawców usług poczty e-mail firmy Microsoft, takiego jak Hotmail, Outlook lub 0365, to ustawienie ma wpływ na liczbę wiadomości e-mail dostępnych lokalnie. Ta sama zasada dotyczy większości popularnych usług poczty e-mail dla firm. Jeśli jednak korzystasz z publicznego dostawcy, takiego jak Gmail, Yandex lub Yahoo, nie będziesz się martwić, ponieważ ustawienie nie odniesie żadnego skutku. Wszystkie Twoje e-maile na serwerze Microsoft Exchange będą miały lokalną kopię przechowywaną w pamięci wewnętrznej Twojego komputera.

Jak sprawić, by program Outlook pobierał wszystkie wiadomości e-mail z serwera

Serwer tutaj naturalnie odnosi się do Microsoft Exchange Server. Podczas gdy niektóre firmy kupują licencję na hostowanie serwera Exchange w siedzibie, inne zwracają się do zewnętrznego dostawcy serwerów Exchange-as-a-Service. Rośnie również popularność Exchange Online, chmurowej wersji usługi hostowanej przez sam Microsoft.

Niezależnie od używanego trybu Exchange, jego główna funkcja pozostaje taka sama: agent przesyłania wiadomości, który wysyła e-maile między komputerami. Wiadomości są odczytywane z obu stron za pomocą klienta poczty e-mail, w tym przypadku Outlooka.

Zasadniczo, korzystając z Exchange, wszystkie wiadomości e-mail, które kiedykolwiek wysłałeś i otrzymałeś, są przechowywane na serwerze Exchange w nieskończoność. Oczywiście wieczne przechowywanie wiadomości e-mail podlega takim warunkom, jak limity przechowywania w chmurze dla indywidualnych kont i ciągłe korzystanie z konta. Chodzi o to, że w normalnych okolicznościach nadal możesz zobaczyć swoje e-maile, w tym naprawdę stare, nawet jeśli nie są one przechowywane na komputerze.

Więc co możesz zrobić pobrać wszystkie wiadomości e-mail z serwera do programu Outlook? Jeśli chcesz przeglądać wszystkie swoje e-maile w Outlooku, są dwa sposoby.

Metoda 1: użyj łącza „Więcej” w programie Outlook

Outlook dla pakietu Office oferuje łatwy sposób na zwiększenie liczby wiadomości e-mail wyświetlanych w folderze. Zakładając, że utrzymujesz konto przez długi czas lub masz długą historię e-maili, aplikacja zazwyczaj wyświetla tylko najnowsze e-maile. Ale ty możesz zmuś program Outlook do pobrania wszystkich wiadomości e-mail IMAP - albo przynajmniej je wyświetlić.

Gdy jesteś w folderze, takim jak Skrzynka odbiorcza lub Wysłane w Outlooku i przewijasz w dół, wkrótce dotrzesz do końca wyświetlanych wiadomości e-mail. Tam zobaczysz komunikat informujący, że możesz kliknąć łącze, aby wyświetlić więcej wiadomości:

W tym folderze na serwerze znajduje się więcej elementów

Kliknij tutaj, aby wyświetlić więcej e-maili na Microsoft Exchange

Po kliknięciu łącza „Kliknij tutaj, aby wyświetlić więcej wiadomości e-mail na serwerze Microsoft Exchange”, program Outlook pobierze pozostałe wiadomości e-mail z tego folderu na komputer. Działa to tylko wtedy, gdy masz połączenie z Internetem. Ponadto pobierane są tylko wiadomości e-mail z określonego folderu. Dlatego jeśli jesteś w folderze Wysłane, otrzymasz tylko wszystkie e-maile, które kiedykolwiek wysłałeś.

Ta zasada obowiązuje, jeśli przeszukujesz skrzynkę pocztową. Po wpisaniu zapytania i wyświetleniu wyników, jeśli istnieje wiele wiadomości e-mail pasujących do wyszukiwanego hasła, u dołu strony wyników mogą pojawić się następujące informacje:

Wyświetlam ostatnie wyniki…

Jeszcze

Kliknięcie linku Więcej powoduje pobranie pozostałych wiadomości e-mail pasujących do zapytania.

Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie swoje wiadomości e-mail w określonym folderze na pierwszy rzut oka, możesz zalogować się na swoje konto za pośrednictwem aplikacji internetowej dla programu Outlook. Spowoduje to przejście do interfejsu serwera Microsoft Exchange dla Twojego konta i wyświetlenie wszystkiego, co tam jest przechowywane.

Metoda 2: Zmień ustawienie „Poczta, aby zachować offline” w programie Outlook

To jest ustawienie, które określa, ile miesięcy wiadomości e-mail Outlook przechowuje na Twoim komputerze. Pamiętaj, że działa to tylko w przypadku korzystania z klienta poczty e-mail firmy Microsoft lub uznanego biznesowego dostawcy usług poczty e-mail. Możesz zwiększyć liczbę przechowywanych wiadomości lub nawet ją zmniejszyć. Możesz także powiedzieć programowi Outlook, aby zapisywał wszystkie Twoje wiadomości e-mail lokalnie.

Według Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook dla Office 365 zapewniają opcje 1, 3, 6, 12 lub 24 miesięcy lub Wszystkie. Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook dla Office 365 zapewniają dodatkowe opcje 3 dni, 1 tydzień i 2 tygodnie.

Bez zbędnych ceregieli, oto co musisz zrobić:

• Uruchom aplikację Outlook.
• Przejdź do zakładki Plik.
• Wybierz opcję rozwijaną Ustawienia konta.
• Po rozwinięciu opcji wybierz Ustawienia konta.
• W oknie Ustawienia konta wybierz kartę E-mail.
• Jeśli masz wiele kont w Outlooku, zostaną one wyświetlone tutaj. Wybierz tę, której ustawienia chcesz zmienić, a następnie kliknij przycisk Zmień.
• Zostanie wyświetlone okno dialogowe Zmień konto. Upewnij się, że pole wyboru Użyj trybu buforowanej wymiany jest zaznaczone.
• Przesuń suwak „Poczta, aby zachować offline” na wybraną liczbę lat, miesięcy, dni lub tygodni. (Jeśli suwak jest wyszarzony, administrator mógł zablokować Ci możliwość zmiany tego ustawienia).
• Kliknij przycisk Dalej.
• Pojawi się wyskakujące okienko z prośbą o potwierdzenie zmiany konfiguracji. Kliknij OK.
• Kliknij Zakończ i uruchom ponownie Outlooka.

Wkrótce powinieneś zobaczyć komunikat informujący, że „Twoje foldery są aktualne” u dołu Outlooka. Pojawia się dopiero po tym, jak program Outlook zakończy pobieranie wszystkich wiadomości z serwera Microsoft Exchange.

Wybierz opcję Wszystko tylko wtedy, gdy jest wystarczająco dużo miejsca. Twoje ustawienia powinny odpowiadać ilości miejsca na dysku. Jeśli wybierzesz opcję pobierania wszystkich wiadomości e-mail na dysk z ograniczoną przestrzenią, problemy są nieuniknione. Zalecamy najpierw usunięcie wszystkich niechcianych elementów z magazynu, aby zwolnić więcej miejsca.

Oczywiście może być trudno zdecydować, co usunąć z pamięci, więc jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc. Czy wiesz, że oprócz oczywistych plików w twoim systemie, istnieją również niepotrzebne pliki, które nie służą żadnemu celowi poza zawyżaniem wykorzystania pamięci masowej? Oczywiście chciałbyś się ich pozbyć, ale znalezienie tego, gdzie się znajdują, może stanowić problem.

Aby rozwiązać tę zagadkę, zalecamy pobranie BoostSpeed. To oprogramowanie jest przeznaczone do usuwania wszelkiego rodzaju śmieci z komputera, takich jak niepotrzebne pliki tymczasowe systemowe i użytkownika, pamięć podręczna przeglądarki internetowej, nieużywane dzienniki błędów, pozostałości plików Windows Update, niepotrzebna pamięć podręczna Microsoft Office i wiele innych. Po skanowaniu zauważysz dodatkowe gigabajty odzyskanego miejsca na dysku. Jako bonus, BoostSpeed ​​wyszukuje i usuwa wszystkie przyczyny spowolnienia systemu, zapewniając, że Twój komputer działa lepiej i bardziej stabilnie niż wcześniej.