Jak przywoływać wiadomości e-mail w programie MS Outlook dla systemu Windows?

Umiejętność przywoływania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook jest niezbędna, jeśli pracujesz w biurze. Nigdy nie chcesz wysyłać e-maili pełnych wstydliwych błędów, szczególnie do swoich seniorów. To może sprawić, że będziesz wyglądać na niekompetentnego, a nawet sprawić, że Twój przełożony zacznie pytać, dlaczego cię zatrudnił.





Nawet seniorzy nigdy nie chcieliby zrujnować swojej reputacji, nieumyślnie naciskając „Wyślij” lub „Odpowiedz wszystkim” przy niewłaściwej wiadomości. Nikt nigdy nie chce przez to przejść przez wyśmiewanie i wstyd.

Na szczęście wiele klientów / usług pocztowych zapewnia funkcję przywoływania wiadomości e-mail. Tak, nawet po wysłaniu e-maila.

MS Outlook dla Windows jest jednym z takich klientów poczty e-mail z tą cenną funkcją. Oto, jak możesz użyć tej funkcji, aby zapisać zarówno swoją twarz, jak i pracę.



Przewodnik krok po kroku dotyczący przywoływania wiadomości e-mail w programie Outlook

Przywoływanie wiadomości e-mail w Outlooku jest dość proste.

Wykonaj te czynności, a zobaczysz jak przywołać wiadomość e-mail w Outlooku :

  1. Poszukaj wiadomości, którą chcesz przywołać, otwierając folder Elementy wysłane. Jako e-mail wysłany niedawno, znajduje się na górze listy.
  2. Kliknij dwukrotnie wiadomość e-mail, a otworzy się.
  3. Upewnij się, że jesteś na karcie Wiadomość (sprawdź górną część okna).
  4. Teraz znajdź menu rozwijane oznaczone „Działania”. Znajdziesz je obok opcji poczty e-mail, „Reguły” i „Przenieś” na pasku zadań.
  5. Teraz, aby przypomnieć sobie wiadomość, kliknij Działania. Następnie kliknij Przywołaj tę wiadomość.

Pamiętaj, że te opcje są dostępne tylko wtedy, gdy masz konto Exchange. W niektórych organizacjach opcje mogą być faktycznie blokowane przez administratorów.



Aby zakończyć operację, wykonaj następujące czynności:

  1. Pojawi się okno przywracania.
  2. Tutaj masz dwie opcje: usunięcie nieprzeczytanych kopii wiadomości e-mail lub zastąpienie jej bardziej odpowiednią wiadomością.
  3. Funkcjonalność zapewnia opcję raportowania o pomyślnym lub nieudanym wywołaniu wiadomości e-mail dla poszczególnych odbiorców. Wybierz swoje preferencje przed kliknięciem OK.

Jeśli wybrano usunięcie wiadomości, proces jest zakończony i udało Ci się uchronić siebie przed potencjalnie kłopotliwą sytuacją.

Jeśli wybór miał zastąpić wiadomość, wykonaj następujące czynności:

  1. Po wybraniu opcji wiadomości zastępczej pojawi się nowy ekran do tworzenia nowej wiadomości.
  2. Kiedy będziesz gotowy, wybierz „Wyślij” i rozpocznie się proces przywracania.

Pamiętaj, że Twój stary e-mail nie znika po prostu przez wysłanie wiadomości przypominającej.



Co więc należy zrobić, aby stara wiadomość zniknęła? Cóż, odbiorcy powinni najpierw otworzyć wiadomość przypominającą, zanim otworzą wiadomość e-mail, której nie chcesz, aby widzieli. Dopiero wtedy zły e-mail zniknie. Tak się dzieje, gdy przypominasz sobie e-maile, wysyłając wiadomość zastępczą.

Sprytną małą sztuczką, dzięki której odbiorcy najpierw otworzą Twoją wiadomość przypominającą, jest zatytułowanie tej wiadomości „PILNE”. Powinno to zmotywować odbiorców do jak najszybszego otwarcia go.

Dlaczego przypominanie wiadomości e-mail nie zawsze działa

Niestety, proces przywoływania wiadomości e-mail może nie działać poprawnie.



Biorąc pod uwagę superszybkie łącza internetowe, które obecnie mamy, e-mail wysłany przez pomyłkę trafi do czyjejś skrzynki odbiorczej w ciągu kilku sekund. Jeśli odbiorca siedzi przy biurku z otwartym klientem poczty e-mail, prawdopodobnie zobaczy i otworzy go szybciej, niż możesz sobie przypomnieć.

I to nie jedyny problem

Kilka innych czynników może skomplikować sprawę, w tym:

  • Żadnej otwartej wiadomości e-mail nie można przywołać. Jednak odbiorca otrzyma e-mail z przypomnieniem, informujący go, że nie zamierzałeś wysłać niewłaściwego e-maila.
  • Odbiorca może mieć określone filtry, które przekierowują odebrane wiadomości e-mail do innych folderów poza folderem skrzynki odbiorczej. To sprawia, że ​​przypomnienie jest niemożliwe, ponieważ działa tylko wtedy, gdy e-mail znajduje się w skrzynce odbiorczej odbiorcy.
  • Wiadomości e-mail wysyłane do folderów publicznych mają większe ryzyko, że zostaną zauważone przez wszystkich, i mniejsze prawdopodobieństwo, że zostaną przywołane. Nie ma potrzeby, aby wszyscy widzieli e-maila, aby nie można było go sobie przypomnieć. Tylko jeden odbiorca oznaczy go jako przeczytany, co uniemożliwi jego przypomnienie.
  • Ta funkcja przypominania o Outlooku nie będzie działać w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych do innych klientów poczty e-mail, takich jak Gmail. Działa tylko w przypadku wiadomości e-mail wysyłanych w programie Outlook. Dlatego prawdopodobnie będziesz chciał ograniczyć komunikację w Outlooku, aby być bezpiecznym.
  • Funkcjonalność będzie problematyczna w przypadku różnych wersji Outlooka. Dzieje się tak, jeśli używasz Outlooka na urządzeniach mobilnych z ustawieniami Exchange ActiveSync. A jest jeszcze gorzej, jeśli Twój telefon komórkowy jest offline.
  • Jeśli twój komputer ma problemy z wydajnością, będzie powolny. Twój komputer może przez chwilę nie odpowiadać, co utrudnia szybkie wywołanie wiadomości e-mail. Dlatego powinieneś dostroić swój komputer, aby uzyskać najwyższą wydajność, używając przydatnego narzędzia, takiego jak BoostSpeed.


Biorąc pod uwagę te wyzwania, cenna funkcja nie wygląda jednak tak pożytecznie.

Co się stanie, jeśli przypominanie e-maili nie zadziała? Czy jest coś jeszcze, co pomoże?

Z pewnością pozostała Ci jeszcze jedna opcja: napisz szczere przeprosiny. Ludzie po drugiej stronie są bardziej skłonni zrozumieć twoje kłopoty i nie obrażać się.

Co więcej, możesz podjąć środki ostrożności, aby uniknąć takiego scenariusza w przyszłości.

Najlepszym środkiem ostrożności jest dokładne sprawdzenie naszych e-maili przed ich wysłaniem. Nigdy nie spiesz się z wysyłaniem nawet pilnych wiadomości. Przeczytaj je dwa lub trzy razy.

A jeśli uważasz, że potrzebujesz jeszcze pełniejszego środka zapobiegawczego, możesz ustawić opóźnienia w wysyłaniu wiadomości e-mail. Aby zastosować te ustawienia, wykonaj następujące kroki:

  1. Idź do pliku.
  2. Wybierz Zarządzaj regułami i alertami.
  3. Wybierz nową regułę.
  4. Pomiń warunki i zacznij od pustej reguły. Zapewnia to obsługę wszystkich wiadomości e-mail.
  5. Teraz wybierz Odroczenie dostawy o określoną liczbę minut.

Jeśli Twoje e-maile opóźnią się o kilka minut, będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby ponownie rozważyć ich wysłanie. Prawdopodobnie da ci to wystarczająco dużo czasu, aby przypomnieć sobie te, które wysłałeś.

Wiesz już, jak przypomnieć sobie e-maile i co zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji w przyszłości.